KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla aşağıda bilgileri yer alan işletme tarafından işlenebilecektir.

2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Sunulan eğitim hizmetinin niteliğine göre aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenir:

• Kimlik bilgileri: ad, soyad; veli/yasal temsilci bilgileri.
• İletişim bilgileri: telefon numarası, e-posta adresi ve iletişim tercihleri.
• Öğrenci ve eğitim bilgileri: sınıf düzeyi, kayıt olunan program/branş, ders katılımı, kazanım takibi, ödev ve etkinlik sonuçları, deneme/sınav sonuçları, akademik performans ve gelişim kayıtları.
• Devamsızlık kayıtları: derse gelmeme, geç gelme ve mazeret bilgileri.
• Veli iletişim kayıtları: veliye ait ad-soyad, telefon ve e-posta ile yapılan bilgilendirme kayıtları.
• Müşteri işlem bilgileri: satın alınan program, sözleşme, sipariş, tahsilat durumu, fatura ve işlem bilgileri.
• Görsel ve işitsel kayıtlar: öğrencinin çözüm sürecine ilişkin olarak yüklediği soru ve çözüm fotoğrafları ile videolar.
• Dijital işlem ve güvenlik bilgileri: kullanıcı hesabı, oturum ve giriş kayıtları, IP adresi ve sistem güvenliği için gerekli teknik kayıtlar.
• Sistem erişim ve denetim kayıtları: kişisel verilere yapılan erişimlerin izlenebilirliğine ilişkin kayıtlar.
• Talep/şikâyet ve iletişim kayıtları: destek talepleri, kayıt görüşmeleri ve kurumla yapılan yazışmalar.

3. Çocuklara Ait Kişisel Veriler

OnurNet Akademi'nin hizmet verdiği öğrenci grubu ortaokul kademesinde olup, öğrencilerin tamamı 18 yaşından küçüktür. KVKK'da çocuklara özgü ayrı bir hüküm bulunmamakla birlikte, Türk Medeni Kanunu'nun fiil ehliyetine ilişkin hükümleri ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun yaklaşımı gereği; öğrenciye ait kişisel verilerin işlenmesine ilişkin aydınlatma velisine/yasal temsilcisine yapılır, açık rıza gerektiren hâllerde rıza veli/yasal temsilciden alınır.

Öğrenciye tanımlanan kullanıcı hesabı, öğrencinin kendi eğitim içeriğine erişimi için oluşturulur. Öğrenciye ait akademik veriler ve platform kullanım kayıtları, velinin erişimine açıktır.

Öğrenciden, eğitim hizmetinin yürütülmesi için gerekli olmayan hiçbir kişisel veri talep edilmez. Platform üzerinden reklam, profil çıkarma amaçlı pazarlama veya üçüncü taraf takip teknolojisi kullanılmaz.

4. Ön Kayıt ve Bilgi Talebi Başvuruları

Kurumsal internet sitesindeki bilgi/ön kayıt formu aracılığıyla; öğrenci adı ve sınıf düzeyi, veli adı ve telefon numarası, varsa veli tarafından iletilen serbest metin not ile formun gönderildiği IP adresi işlenir.

Bu veriler; talebin yanıtlanması, veli ile iletişime geçilmesi, deneme dersi ve seviye tespiti süreçlerinin planlanması, kayıt sürecinin yürütülmesi ile mükerrer ve kötüye kullanım amaçlı form gönderimlerinin (spam) tespiti amaçlarıyla; KVKK m.5/2-(c) sözleşmenin kurulmasından önceki hazırlık aşamasına ilişkin olma ve m.5/2-(f) meşru menfaat hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir. IP adresi yalnızca kötüye kullanım incelemesi amacıyla ve meşru menfaat kapsamında tutulur.

Başvurunun kayda dönüşmemesi hâlinde başvuru kayıtları en geç 6 ay / 1 yıl içinde silinir veya anonim hâle getirilir. Başvuru sırasında bu aydınlatma metnine erişim sağlanır ve aydınlatmanın yapıldığına ilişkin teknik kayıt tutulur.

5. Veli / Yasal Temsilciye Ait Veriler

Veli ve yasal temsilciler, öğrenciden bağımsız birer ilgili kişidir. Veliye ait ad-soyad, telefon numarası ve e-posta adresi; sözleşmenin kurulması ve ifası, ödeme ve faturalandırma, devamsızlık ve akademik gelişime ilişkin bilgilendirme, veli raporlarının iletilmesi ve talep/şikâyet yönetimi amaçlarıyla işlenir.

Veli iletişim bilgilerine erişim, kurum içinde yalnızca bu bilgiye görevi gereği ihtiyaç duyan roller (yönetici ve asistan) ile sınırlandırılmıştır; erişimler kayıt altına alınır. Öğretmenler diğer öğrencilerin veli iletişim bilgilerine erişemez.

6. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

• Öğrenci kayıt ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi
• Derslerin, ödevlerin, etkinliklerin ve diğer eğitim hizmetlerinin sunulması
• Öğrencinin akademik gelişiminin, ders katılımının ve ölçme-değerlendirme sonuçlarının takip edilmesi
• Eksik öğrenmelerin belirlenmesi ve akademik geri bildirim/çalışma önerilerinin oluşturulması
• Öğrenci ve veli ile eğitim sürecine ilişkin iletişim kurulması
• Ödeme, muhasebe, faturalandırma ve finans süreçlerinin yürütülmesi
• Talep, öneri ve şikâyetlerin yönetilmesi
• Bilgi güvenliğinin ve platform güvenliğinin sağlanması
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması

7. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel veriler, her bir veri işleme faaliyeti bakımından uygulanabildiği ölçüde KVKK'nın 5. maddesinde yer alan; bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olma, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için zorunlu olma, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir.

Açık rızanın hukuken gerekli olduğu ayrı bir veri işleme faaliyeti bulunması hâlinde, ilgili aydınlatma yapıldıktan sonra açık rıza ayrıca alınır. Bu aydınlatma metni, açık rıza metni olarak kullanılmaz.

8. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel veriler; internet sitesi, online kayıt formu, kullanıcı hesabı, eğitim paneli, ders ve ölçme-değerlendirme süreçleri, telefon/e-posta iletişimi, elektronik formlar, sözleşmeler, ödeme ve faturalandırma işlemleri aracılığıyla otomatik, kısmen otomatik veya veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle elde edilir.

9. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel veriler, yalnızca gerekli olduğu ölçüde ve ilgili hukuki şartların bulunması hâlinde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Ödeme işlemlerinin yürütülmesi amacıyla ödeme hizmeti sağlayıcılarına / sanal POS kuruluşlarına
• Muhasebe, faturalandırma ve mali yükümlülüklerin yürütülmesi amacıyla mali müşavir ve ilgili hizmet sağlayıcılarına
• Platform, sunucu/barındırma, e-posta veya teknik altyapının işletilmesi amacıyla bilişim hizmet sağlayıcılarına
• Hukuki uyuşmazlık ve danışmanlık süreçlerinde avukat ve yetkili danışmanlara
• Kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına

10. Aktarımın Hukuki Dayanağı

Aktarımlar KVKK m.8 uyarınca, m.5'te sayılan işleme şartlarının varlığı hâlinde yapılır. Yurt dışına aktarım, KVKK m.9 (7499 sayılı Kanun ile değişik) uyarınca yeterlilik kararı, uygun güvencelerden birinin sağlanması ya da m.9/6'daki arızi hâller kapsamında gerçekleştirilir.

11. Deneme Karnesi Yükleme ve Çalışma Programı Oluşturma

Öğrencinin katıldığı deneme sınavlarına ilişkin karne belgesi (PDF) platforma yüklenebilir. Yüklenen belge sunucu üzerinde otomatik olarak çözümlenir; belgeden yalnızca ders ve konu bazlı soru sayısı, doğru/yanlış/boş sayıları, başarı yüzdesi, deneme sayısı ve ortalama net bilgileri elde edilerek kayda alınır. Yüklenen PDF dosyası sunucuda saklanmaz; çözümleme sonrası imha edilir. Karne belgesinde yer alan, öğrencinin kendisine ait olmayan bilgiler kayda alınmaz.

Elde edilen konu bazlı sonuçlar, eksik öğrenmelerin belirlenmesi ve öğrenciye haftalık çalışma programı önerisi oluşturulması amacıyla otomatik olarak önceliklendirilir. Bu önceliklendirme bir ön öneri niteliğindedir; oluşturulan program öğretmen tarafından değerlendirilerek kesinleştirilir ve öğrenci hakkında münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla hukuki sonuç doğuran ya da öğrenciyi olumsuz etkileyen bir karar alınmaz.

12. Görsel ve İşitsel Kayıtlar

Öğrenci tarafından çözüm sürecine ilişkin olarak platforma yüklenen soru ve çözüm fotoğrafları ile videolar, eğitim hizmetinin sunulması ve akademik geri bildirim verilmesi amacıyla işlenir ve kurum sunucusunda saklanır. Bu kayıtlar yalnızca öğrencinin kendisi, velisi ve ilgili öğretmen/yönetici tarafından görüntülenebilir; üçüncü kişilerle paylaşılmaz, tanıtım veya pazarlama amacıyla kullanılmaz.

Öğrencilerin bu alana, eğitim içeriğiyle ilgisi olmayan görüntü ve ses kayıtlarını ya da üçüncü kişilere ait kişisel veri içeren kayıtları yüklememesi gerekir.

Dersler kayıt altına alınmaz.

13. Çerezler

Platformda yalnızca hizmetin sunulması için zorunlu olan çerezler kullanılır: oturum açma çerezi (kullanıcının giriş yapmış olarak tanınması; “beni hatırla” seçilmediğinde tarayıcı kapatıldığında silinir, seçildiğinde en fazla 30 gün saklanır) ve arayüz tercihlerini hatırlayan çerez. Bu çerezler zorunlu nitelikte olup açık rıza gerektirmez.

Platformda reklam, pazarlama, davranışsal profilleme veya üçüncü taraf analiz amaçlı çerez kullanılmamaktadır.

14. Sistem Erişim ve Denetim Kayıtları

Bilgi güvenliğinin sağlanması ve kişisel verilere yapılan erişimlerin izlenebilir kılınması amacıyla; kullanıcı oturum açma ve kapatma kayıtları, oturum süresince kullanılan IP adresi ve tarayıcı bilgisi, başarısız giriş denemeleri ile öğrenci kayıtlarına ve iletişim bilgilerine yapılan erişimlere ilişkin denetim kayıtları tutulur.

Bu kayıtlar, KVKK m.12 kapsamındaki veri güvenliği yükümlülüğünün yerine getirilmesi (m.5/2-(ç)) ve veri sorumlusunun meşru menfaati (m.5/2-(f)) hukuki sebeplerine dayanır; yalnızca güvenlik incelemesi, ihlal soruşturması ve yetkili kurum talepleri kapsamında kullanılır, performans değerlendirmesi amacıyla kullanılmaz.

15. Veri Güvenliğine İlişkin Tedbirler

KVKK m.12 kapsamında; kullanıcı parolaları geri döndürülemez şekilde şifrelenerek (argon2id) saklanır ve hiçbir aşamada düz metin olarak tutulmaz, oturum bilgileri yalnızca özet (hash) değeriyle kaydedilir, rol bazlı yetkilendirme uygulanır ve hassas verilere erişim görev tanımıyla sınırlandırılır, erişimler denetim kaydına yazılır, art arda başarısız giriş denemelerinde hesap geçici olarak kilitlenir, yüklenen dosyaların türü içerik düzeyinde doğrulanır ve veriler düzenli olarak yedeklenir.

16. Saklama ve İmha

Kişisel veriler, ilgili işleme amacının gerektirdiği süre ve uygulanabilir mevzuatta öngörülen yasal saklama süreleri boyunca muhafaza edilir. İşleme sebeplerinin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler, ilgili mevzuata uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

17. KVKK'nın 11. Maddesi Kapsamındaki Haklar

İlgili kişiler, KVKK'nın 11. maddesi kapsamında aşağıdaki haklara sahiptir:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme
• KVKK m.7'de öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

18. Başvuru Yöntemi

KVKK kapsamındaki talepler, kimliğin ve talebin doğrulanmasına imkân verecek bilgilerle birlikte aşağıdaki iletişim kanallarından veri sorumlusuna iletilebilir:

Adres: Merkez Mah. Bengisu Sk. No: 2/4/5, 34275 Arnavutköy / İstanbul

E-posta: onurnetakademi@gmail.com

KEP adresi: Şirket kuruluşundan sonra doldurulacak

Başvurular, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Tebliğ'de belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

19. Veri İhlali Bildirimi

İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğinin tespiti hâlinde, durum en kısa sürede (72 saat içinde) ilgili kişiye ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na, Kurul'un belirlediği usul ve süreler çerçevesinde bildirilir.